De overstap naar een elektrisch bedrijfswagenpark NL

Gestructureerd overstappen naar elektrisch rijden

ALD Consultancy adviseert organisaties bij de elektrificatie van het van het wagenpark, of dat nou arbeidsvoorwaardelijke, functionele of bestelauto’s zijn. Ervaring leert dat de overstap naar elektrisch een stuk meer inhoudt dan simpelweg nieuwe auto’s selecteren om deze vervolgens te leasen. Elektrisch rijden heeft namelijk veel meer omhanden, zoals het laden van het voertuig, de impact van eventuele op- en ombouw en de bijbehorende kosten. Uiteraard zijn de voertuigen en het werk dat daarmee wordt gedaan belangrijk, maar de mensen die ermee moeten werken zijn nog belangrijker. Zij zitten vol gedachten en oordelen over de mogelijke overstap naar elektrisch rijden. De een ziet het helemaal zitten, de ander vindt het lastig of misschien zelfs onzinnig. Iedereen is anders. En zoals het individu praktisch nooit ‘de gemiddelde mens’ is, is jouw organisatie ook uniek in zijn dynamiek, cultuur, proces en activiteiten.

ALD Consultancy ondersteunt bij elektrificatie van het wagenpark van jouw organisatie. Daarbij nemen we ook de (verwachte) toekomstige ontwikkelingen mee, zodat we hiermee rekening kunnen houden bij sommige langetermijninvesteringen, bijvoorbeeld in laadinfrastructuur.

Wie met zijn wagenpark wil overstappen op elektrisch rijden, staat voor een aantal uitdagingen. In het bijzonder wanneer het gaat om het bestelwagenpark. Gewoon maar beginnen is eigenlijk geen optie: op termijn kan dat geld kosten doordat er verkeerde investeringen worden gedaan. Bovendien bestaat er dan de kans dat je de medewerkers niet goed meekrijgt in het proces. ALD Consultancy staat voor een gestructureerd proces, met ruime aandacht voor medewerkers én de manier waarop je dit complexe traject met veel belanghebbenden succesvol door je organisatie kunt loodsen.

Onze aanpak:

Onderscheid en formuleer drijfveren en doelen
Analyseer de mening van de betrokkenen. Wat vinden zij van deze transitie?
Analyseer de behoefte en het kernproces. Wat wil je precies met de voertuigen?
Wat is de beoogde Total Cost of Ownership?
Hoe pak je de implementatie aan?

Tip: Focus bij de voorbereidingen altijd op de overstap naar elektrische bedrijfswagens bij werkzaamheden waar het huidige aanbod voertuigen aansluit op de behoefte. Hierbij speelt niet alleen de actieradius een rol. Hierover later meer.

Doelen en drijfveren van de verschillende stakeholders

Onderscheid tussen doelen en drijfveren

Welke verandering wil jouw organisatie bewerkstelligen? Is verduurzaming de intrinsieke motivator of gaat het erom dat jouw klanten, die in de voor diesels gesloten binnenstad gevestigd zijn, verwachten dat het werk gewoon gedaan wordt? Wat te doen wanneer monteurs in een toekomstige milieuzone wonen en zij gewend zijn de bestelwagen mee naar huis te nemen? Wat de reden ook is, het veranderverhaal moet kloppen. Het is daarom van belang om onderscheid te maken tussen doelen en drijfveren. Drijfveren zijn de overtuigingen van je organisatie, de reden waarom je organisatie dingen doet. Doelen zijn situaties die je wilt bereiken – die liggen in het verlengde van de drijfveren. Wanneer je drijfveer is om duurzame impact te maken, kan een doel zijn om zoveel mogelijk winst te maken. Zonder winst kun je immers niet investeren in projecten die duurzame impact maken. Daarom zijn ze logisch met elkaar verbonden.

Interne en externe drijfveren

Als het gaat om de elektrificatie van voertuigen onderscheiden we interne en externe drijfveren. Interne drijfveren zijn bijvoorbeeld medewerkers die vragen om duurzame vervoersmiddelen, of een management dat overtuigd is van de noodzaak van elektrisch rijden. Externe drijfveren zijn bijvoorbeeld de wet- en regelgeving, opdrachtgevers die de voorkeur geven aan duurzame leveranciers, of een verwachtingspatroon in de maatschappelijke opinie.

Wees duidelijk in de doelstelling

Dit is ook heel belangrijk in de communicatie naar je medewerkers: wees duidelijk in de doelen die je wilt bereiken met de elektrificatie van je voertuigen en de drijfveren daarachter. Het is geen probleem als je drijfveer niet puur gericht is op duurzaamheid, maar bijvoorbeeld commercieel gedreven is. Probeer ook helder te krijgen of er een verschil bestaat tussen de rode draad van de verduurzaming en de primaire doelstelling die je voor je organisatie nastreeft. Tijdens de transitie treden soms conflicten op, die enkel op te lossen zijn door goed inzicht in doelen en drijfveren en hun onderlinge verband.

Belangen bij de transitie

Onderwerpen gerelateerd aan het wagenpark en mobiliteit zijn vaak belegd bij een vaste groep belanghebbenden bestaande uit bijvoorbeeld directie, HR, Finance, wagenparkbeheer en gebruikers. Vaak blijkt uit de vastgestelde drijfveren en doelen dat bij de transitie naar elektrisch rijden ook andere belangen een rol spelen. Denk aan de belangen van de afdeling Facility, CSR, Sales, Operations en Communicatie. Facility heeft bijvoorbeeld een mening of een belang wanneer er laadpalen worden geïnstalleerd op de parkeerplaats van de vestigingen. Voor de collega’s van Sales zijn elektrische bestelwagens van belang omdat vanaf 2025 veel stadscentra op slot gaan voor diesels en er mogelijk deals verloren gaan. Operations krijgt te maken met impact op de planning vanwege de nodige laadmomenten. Om te voorkomen dat het zicht te beperkt wordt, is het aan te raden om ook input van deze stakeholders mee te nemen. Hiervoor kun je gebruikmaken van een transitieteam en/of coaching. Zo kan tijdig rekening gehouden worden met eventuele weerstand of blokkerende meningen. Bijvoorbeeld omdat elektrisch rijden relatief onbekend is, maar ook omdat de techniek eisen stelt waar mensen met hun vorige voertuig niet aan gewend waren.

Weerstand doorbreken voor een succesvolle transitie

Uit een onderzoek waarbij rijpatronen werden geanalyseerd, bleek dat op basis van het huidige rijpatroon 69 procent van de zakelijke voertuigen probleemloos vervangen kan worden door elektrische voertuigen. Leaserijders zien dit vaak anders omdat zij denken aan de enkele lange ritten per jaar waarbij onderweg geladen moet worden. Een transitie zal alleen succesvol worden, wanneer er aandacht wordt besteed aan de weerstand en er oplossingen worden voorgedragen die deze weerstand doorbreken.

Op weg naar een succesvolle opstart

Waar baseer je keuzes op?

Om een keuze te maken uit de verschillende type elektrische voertuigen, de optimale planning van routes en de laadstrategie is het belangrijk om data te verzamelen over het huidige gebruik van de voertuigen. Het is onvermijdelijk dat het kernproces aangepast dient te worden en een goed inzicht voorkomt problemen wanneer de elektrische voertuigen daadwerkelijk gaan rijden.

Een paar simpele uitgangspunten om analyses op te baseren:

Het werk bepaalt het type voertuig. Een monteur wil een ander voertuig dan een bezorger. Welk elektrisch voertuig past bij jouw werkzaamheden?
De keuze voor een voertuig bepaalt de batterijcapaciteit en de oplaadmogelijkheden. Soms is er bij een bepaald model elektrisch voertuig de keuze uit een batterij met een kleinere en een grotere capaciteit. De meeste voertuigen kunnen snelladen, sommige niet. De laadsnelheid varieert naar merk, model, batterijtype, etc.
De batterij bepaalt de mogelijke route. Want de batterij geeft het voertuig een maximale (theoretische) actieradius. Daarnaast bepalen het voertuig, de hoeveelheid lading en de rijstijl de afstand die je kunt rijden.
De route bepaalt de laadstrategie. Kan een berijder thuisladen of is er geen zekerheid op een publieke laadpaal in de buurt? Laden de voertuigen op een werklocatie en wat is de impact voor de berijder? Is onderweg laden een belemmering voor de planning en is deze eventuele belemmering acceptabel in het werkproces?
Je laadstrategie bepaalt je eventuele laadlocatie en de bijbehorende laadtechnologie.

Deze punten zijn communicerende vaten. Per punt kun je analyseren wat je wel of niet kunt (of wilt) veranderen. Een algemeen fenomeen is, dat wanneer mensen gevraagd worden naar hoeveel ze rijden (per dag, per rit en per jaar), ze de werkelijkheid ruimschoots overschatten. Voordat je het gesprek met je stakeholders aangaat, wil je feiten en fabels dus van elkaar kunnen onderscheiden.

Werk anders indelen

Belangrijke basisinformatie wordt geleverd door het rittenregistratiesysteem én door de eigen registratie van medewerkers. Neem deze, wanneer voorhanden, mee aangezien deze twee bronnen andere inzichten op kunnen leveren. Zo is te bepalen welk deel van de ritten met een bepaald elektrisch voertuig kan worden uitgevoerd op basis van één laadsessie per etmaal. Voor de overblijvende ritten is laden tijdens de lunchpauze soms een optie – maar dan moet daar wel een (snel)lader aanwezig en beschikbaar zijn. Als dat niet kan, kun je je afvragen of je het werk anders kunt indelen. Bijvoorbeeld door voor een storingsdienst een specifieke storingsbus in te zetten en die te laten rouleren in het team dat de storingsdiensten doet. De storingsbus houdt dan voorlopig een verbrandingsmotor, terwijl de monteurs in een reguliere dienst met elektrische voertuigen uit de voeten kunnen. Dit kan zelfs kostenvoordelen met zich meebrengen, omdat in een reguliere dienst mogelijk minder materiaal noodzakelijk is. Dit geeft een besparing op materiaal en de mogelijkheid om kleinere voertuigen in te zetten.

Het kan verrassende inzichten bieden om je werkprocessen zo nu en dan tegen het licht te houden. Zo kun je in kaart brengen wat de impact van je werk is op je voertuig en vice versa. Met zo’n impactanalyse kun je vervolgens bepalen hoe je primaire proces beïnvloed wordt en wat je mogelijk van je stakeholders vraagt.

Wist je dat: Bedrijfswagens in 2020 gemiddeld 72 kilometer per dag rijden. Slechts 20% rijdt meer dan 200 kilometer per dag.*

* https://www.cbs.nl/nl-nl/visualisaties/verkeer-en-vervoer/verkeer/verkeersprestaties-bestelautos

Wie stapt het eerst over op elektrisch?

Bepaal op basis van je doelen, drijfveren en belangen van de stakeholders hoe de transitie vormgegeven wordt. Daarbij zijn de volgende vragen relevant:

Welke doelgroepen eerst?

Eerst de voertuigen die het makkelijkst elektrisch te maken zijn? Of juist eerst de moeilijkste, onder het mom van: als het daar kan, dan kan het overal? Of ga je uit van de berijders en begin je met de vrijwillige medewerkers, om zo ambassadeurs te vormen en gewenningstijd voor de rest te scheppen?

Welke invoeringsmethode kies je?

De big bang: we gaan in één keer met alles over? Of kies je voor natuurlijk verloop: overstap op elektrisch als er een voertuig vervangen moet worden? Lopende leasecontracten maken de tweede optie vaak logischer.

Wat is de mate van betrokkenheid van berijders?

Leg je het elektrisch rijden op van bovenaf, dan zal de betrokkenheid in de regel laag zijn. Ga je uit van vrijwilligheid en betrek je mensen bij het proces, dan is de betrokkenheid hoger en verloopt de invoering soepeler. Ook bij het lijnmanagement is betrokkenheid erg belangrijk. Als de directe leidinggevende het niet ziet zitten, is het afbreukrisico groot.

Welke maatregelen zijn er te nemen om negatieve impact te compenseren?

Ook het op kosten van de werkgever beschikbaar stellen van een laadpunt thuis helpt mee aan de acceptatie. Bij dergelijke mitigerende maatregelen of het ter beschikking stellen van faciliteiten is het belangrijk om de fiscale (on)mogelijkheden in de gaten te houden.

Welke voertuigen kies je en op basis van welke criteria?

Zijn merk en type leidend of kijk je vooral naar de technische eisen en specificaties?

Waar gaan we laden?

Voor elektrisch rijden is een goede laadinfrastructuur nodig. Die is afhankelijk van veel factoren. Kunnen medewerkers thuis laden en faciliteert het bedrijf een laadpunt voor elke medewerker? Of staan de auto’s dagelijks lang bij het bedrijf en zijn laders op het bedrijfsterrein een goede optie? De keuze hangt af van meerdere factoren:

Hoe is het wagenpark opgebouwd en hoeveel kilometers maken de voertuigen?
Nemen medewerkers de auto’s mee naar huis en kunnen ze daar eventueel laden?
Hoeveel parkeerruimte is er bij het bedrijf en is die geschikt om laadpalen te plaatsen?
Hoeveel gelijktijdige laadbehoefte zal er dan zijn? Kan iedereen na elkaar laden, of moet iedereen tegelijk?

Op basis van (onder meer) deze vragen is een inschatting te maken van de benodigde laadcapaciteit bij het bedrijf. De kosten daarvan kunnen flink oplopen, door de eventuele netverzwaring en de ondergrondse elektrische leidingen. De situatie zal voor elke organisatie anders zijn. Voor iedereen geldt: kijk minstens vijf jaar vooruit, want dat is ongeveer de looptijd van een voertuig. Waar het gaat om elektrisch rijden, laat de toekomst zich goed voorspellen.

Kosten

Aannames op basis van het verleden

Er is vaak een verkeerd beeld over de kosten van de overstap naar elektrisch rijden. Het omslagpunt waarbij elektrisch rijden op TCO (Total Cost of Ownership) gunstiger is dan de vertrouwde dieselbus is in zicht. Wanneer de stadscentra sluiten voor de laatste, zal de totale business case voor de organisatie helemaal in het voordeel uitvallen van de elektrische bestelwagen. Een kanttekening is op zijn plaats: op het moment van inzet van een voertuig, wordt dat gedaan op basis van een aantal aannames. Die aannames zijn gebaseerd op een consistent verleden en voorhanden data. Je maakt van tevoren een inschatting van het verbruik, de afschrijving en de kosten van stroom. Maar tarieven kunnen veranderen en de restwaarde weet je feitelijk pas achteraf. Met operational lease verleg je dat risico naar de leasemaatschappij.

Inzicht in verschillende kosten

Die onzekerheden gelden uiteindelijk voor elke aandrijfsoort. Bij elektrificatie ontstaat extra onzekerheid, doordat er nog geen lange historie is opgebouwd. Ondertussen is de toekomst van elektrisch (op de middellange termijn) een stuk zekerder en zelfs voorspelbaarder dan die van diesel. Bij diesels is met name de restwaarde onzeker. Doordat elektrische bedrijfswagens nog profiteren van stimulerende maatregelen, ligt de TCO van diesel en elektrisch in veel gevallen al heel dicht bij elkaar. ALD Consultancy heeft een handig hulpmiddel ontwikkeld om die TCO vast te stellen: de Green Score Card. Deze tool vergelijkt de verschillende aandrijflijnen en geeft inzicht in de verschillende kosten.

Het aanleggen van laadinfrastructuur

Wie zelf laadinfrastructuur aan laat leggen, weet dat de kosten daarvan ook enorm kunnen oplopen – bijvoorbeeld als de kabel onder bestrating of asfalt door moet worden getrokken, aanpassingen in de gebouwinstallaties nodig zijn, of als een zwaardere netaansluiting nodig is. Het is te kort door de bocht om die direct mee te rekenen in de TCO van de voertuigen. Deze investering is weliswaar noodzakelijk om elektrische voertuigen in bedrijf te nemen en te houden, maar de afschrijftermijn is veel langer dan die van een auto. Daarom pleiten wij ervoor om de infrastructuur af te schrijven in relatie tot de huisvesting. Veel laadpaalexploitanten bieden contractlooptijden van 8-10 jaar voor hun laadpunten. Dat zijn in de meeste gevallen al meerdere leasetermijnen.

Het echte werk: de implementatie

Denk goed na over de planning van de overstap

Als besloten is om elektrische voertuigen in te zetten begint het echte werk. Vanaf dat moment moet er namelijk gewérkt worden met de voertuigen. En dan zal ook blijken dat de werkelijkheid altijd weer anders is dan uit de analyses en onderzoeken naar voren kwam. Gebruikers zijn heel verschillend, bijvoorbeeld als het gaat om rijgedrag en laadbereidheid. Daarbij is de markt nog in ontwikkeling. Verder reageert een EV qua actieradius sterk op factoren als kou, hitte, regen en wind. Denk dus ook goed na in welk seizoen je een (grootschalige) overstap op elektrische voertuigen plant. Wat zijn de eventuele consequenties daarvan in de acceptatieperiode?

Stel medewerkers gerust

Het is zaak de medewerkers mee te krijgen. Dat verloopt lang niet altijd probleemloos. Er is meestal wel een groep (de early adopters) die staat te popelen om over te stappen op een elektrisch voertuig. Daarnaast is er een grote groep die de kat uit de boom kijkt. En er zijn altijd mensen die er weinig voor voelen. Met al die mensen moet je rekening houden. Geef de enthousiaste berijders de tijd om een oordeel te vormen en zorg voor goede uitleg over de auto, over elektrisch rijden en over laden. Voor de meeste mensen is elektrisch rijden (en laden) nieuw. Een goede uitleg stelt de berijder op zijn gemak, voorkomt dat de accu sneller leeg is dan verwacht en voorkomt gedoe bij de laadpaal. Dat alles moet ervoor zorgen dat de early adopters met positieve verhalen komen over het elektrisch rijden en als ambassadeur andere mensen enthousiast maken voor de overstap.

Neem medewerkers mee in de verandering

Minstens zo belangrijk: neem medewerkers en hun vragen serieus en geef eerlijke antwoorden. De overstap op elektrisch heeft mogelijk ook nadelen voor de berijders. Zorg daarom ook voor een helder veranderverhaal: waarom gaan we als organisatie over op elektrisch, waarom vinden we dit belangrijk? Dat is ook de verantwoording voor het feit dat je een aantal nadelen accepteert.

Laat medewerkers ervaring opdoen

Onderzoek toont steeds weer aan dat als mensen ergens ervaring mee opdoen, ze dat positiever (want realistischer) gaan beoordelen. Dat is voor elektrisch rijden niet anders. Berijders ontdekken dat tijdens proefritten, een testdag of zelfs een langere testperiode. Ook hier geldt weer: zorg voor instructie en begeleiding. Dan voelen mensen zich comfortabel in hun nieuwe auto en is de basis gelegd voor een succesvolle overstap op elektrisch rijden.

Zorg voor goede begeleiding tijdens het proces

Goede voorbereiding is van fundamenteel belang. Maar ook tijdens de implementatie is het van doorslaggevend belang om het proces nauwgezet te volgen en begeleiden. Creëer ruimte voor feedback en voortschrijdend inzicht. Onthoud goed: dit gaat niet om nieuwe auto’s, het is een veranderingstraject. En het meeste werk zit in de mens en niet in de techniek.

Case: Elektrificatie bedrijfswagenpark voor monteurs

Onze klant heeft duurzaamheid hoog in het vaandel staan. Op het gebied van mobiliteit heeft zij zichzelf harde doelen gesteld: tussen 2019 en 2025 moet de CO₂-uitstoot door mobiliteit worden gehalveerd. Om dit doel te behalen, stapt de klant over op een slim mobiliteitsbeleid en op elektrisch rijden.

Een van de uitgangspunten werd: de meest duurzame kilometer is de niet gemaakte kilometer. Dit was vooral van toepassing op de vloot personenwagens, want de bedrijfswagens moesten juist kilometers maken om de belofte richting haar klanten waar te maken. Bijna de helft van de medewerkers rijdt in een bedrijfsauto. Dit kan een functioneel gebruikte personenauto, een bestelauto of een bestelbus zijn. De functionele auto mocht overigens niet voor privéritten gebruikt worden. Dit laatste vergemakkelijkte de opdracht enigszins, omdat de kans op weerstand bij de berijders kleiner was.

Immers wanneer deze voertuigen ook gebruikt werden als gezinsauto, zou elektrificatie een grotere impact hebben op het gemak van de berijder. Denk alleen al aan het het gebruik voor vakantie waarbij de auto niet alleen volgeladen is met familie en bagage, maar er ook lange ritten gemaakt worden naar het buitenland. Met een elektrisch voertuig kan dat natuurlijk, maar het vraagt wel een aanpassing van de berijder.

Uiteindelijk heeft de klant ervoor gekozen om alle auto’s te vervangen door een elektrisch exemplaar. In 2021 maakt vrijwel elke medewerker met een functionele personenauto de overstap naar een elektrische personenauto. Nieuw is dat de medewerkers de keuze krijgen om de auto ook privé te gebruiken. Niet alleen een mooie toevoeging omdat hiermee de impact van haar beleid vergroot werd. De berijders ervoeren nu ook een voordeel van de overstap naar elektrisch rijden.

Voor de bestelauto’s en bedrijfsbussen is de klant gestart met een aantal pilots. Zo kunnen medewerkers ervaring opdoen met elektrisch rijden en ervaren welk voertuig het beste bij hun manier van werken past. De volgende stap in het traject is het analyseren van de pilot en het selecteren van de juiste voertuigen. Het analyseren van data over laadsessies, afstanden, energieverbruik, kosten en gebruikerservaringen dragen bij aan een vlekkeloze opschaling naar een volledig geëlektrificeerd en duurzaam bedrijfswagenpark, met betrokken en tevreden medewerkers.

Gedurende het gehele traject is de klant ondersteund bij het opstellen van het nieuwe beleid en werd zij geadviseerd bij de implementatie en interne communicatie.

Zelf succesvol overstappen naar een elektrisch bestelwagenpark?

De diesel is op zijn retour en het leasepark vergroent in rap tempo door fiscale voordelen voor elektrische auto’s en steeds meer keuze – ook in betaalbare segmenten. Emissievrije zones in binnensteden dwingen ondernemers op korte termijn ook hun bestelwagenvloot te vergroenen. Met name bij de transitie naar elektrische bestelwagens – voertuigen in het primaire bedrijfsproces – komt veel kijken. Hoe pak je dat gestructureerd aan?

Verder praten over een goed doordachte overstap op elektrisch rijden? Maak een afspraak met je Account Manager, of neem contact op met onze Mobility Consultants via het telefoonnummer +31 (0)20 658 70 00. Je kunt ook een e-mail sturen naar info.nl@aldautomotive.com. Wij kijken ernaar uit om met je in gesprek te gaan.

Mobility
is changing

E-magazine

De overstap naar een elektrisch bedrijfswagenpark

Gestructureerd overstappen naar elektrisch rijden