Voorwoord

Van Marijke Bron, Sales Director bij ALD Automotive

“Met een e-bike kun je vrij gemakkelijk langere afstanden afleggen en doordat deze betaalbaar is, is het een aantrekkelijk vervoersmiddel om aan je mobiliteitsbeleid toe te voegen. De ontwikkelingen van de laatste jaren, waarbij en meer wordt thuisgewerkt en vaker gebruik wordt gemaakt van individueel vervoer, zorgen ervoor dat we onze mobiliteit anders moeten inrichten.

Wat zijn de voordelen van een e-bike van de zaak, voor je bedrijf en voor je medewerkers? Welke vormen van leasing zijn er en wat komt daar fiscaal bij kijken? Interessante vragen waar wij in dit e-magazine antwoord op geven.

Dit magazine geeft je een aantal handvatten om de e-bike te integreren in je mobiliteitsbeleid. En wil je daarna nog meer van ons weten, dan hopen we snel met je in contact te komen.”

Marijke Bron_silhouette
Country road with fall foliage from above

Voordeel 1: Duurzaamheid
Bij veel bedrijven is duurzaamheid een belangrijke pijler. En dat is ook nodig om de door de overheid gestelde klimaatdoelstellingen te kunnen behalen. Daarom onderzoeken veel bedrijven de mogelijkheid om hun mobiliteit te vergroenen. Gelukkig zijn er steeds meer elektrische oplossingen als alternatief voor of aanvulling op auto’s die rijden op fossiele brandstoffen, en de e-bike is er daar één van. Daarbij combineert het ook nog eens goed met bestaande mobiliteitsoplossingen.

Vitaliteit

Voordeel 2: Vitaliteit
Uit vele onderzoeken blijkt dat medewerkers die elke dag een half uur bewegen fitter, minder vaak ziek en mentaal weerbaarder zijn. Kortom: bewegen is gezond! Medewerkers die met de e-bike naar het werk komen zijn al lekker in beweging geweest, nog voordat de werkdag begint. En na een drukke werkdag is niets lekkerder dan even alles van je af te fietsen en je hoofd leeg te maken. Gezond zijn en gezond blijven is dus een goede reden om medewerkers op de fiets te laten stappen.

Bjorn Staps / Phenster

Voordeel 3: Kosten
Mobiliteit is voor veel organisaties een grote kostenpost. Met name de brandstofkosten zijn hoog. Op deze kostenpost is eenvoudig te besparen door de e-bike te introduceren als alternatief of aanvullend vervoermiddel. Maar ook op andere punten kun je met de e-bike besparen. De bijtelling op een e-bike is relatief laag en het scheelt een hoop parkeerkosten. Bovendien gaat het ziekteverzuim omlaag als medewerkers gezond zijn en blijven.

Hoe faciliteer je een e-bike?


Wanneer je een e-bike wil faciliteren, kun je dat op verschillende manieren doen. We vertellen je graag meer over de verschillende leasevormen en hun kenmerken.

Zakelijke leasefiets (‘fiets van de zaak’)

Met een zakelijk leasecontract sluit de werkgever de lease en stelt de leasefiets ter beschikking aan de werknemer voor zakelijke ritten en/of woon-werk reizen.

Zodra de leasefiets mee gaat naar huis, veronderstelt de fiscus privégebruik en betaalt de werknemer 7% bruto fiscale bijtelling over de vastgestelde consumentenadviesprijs van de leasefiets en de meegeleverde accessoires. De werkgever telt deze bijtelling bij het brutoloon op, en de medewerker betaalt hier maandelijks belasting over. De werknemer mag de e-bike dan onbeperkt privé gebruiken.

Het is een full operational leasecontract. Dus voor een vast bedrag per maand rijdt de werknemer een leasefiets inclusief verzekering, service- en onderhoudsbeurten, een vervangende fiets bij reparatiewerkzaamheden en pechhulp onderweg.

Reiskosten voor woon-werkverkeer worden enkel vergoed op dagen dat de ‘fiets van de zaak’ niet wordt gebruikt en werknemers hun eigen vervoer inzetten.

Als werkgever kun je afspreken in hoeverre er een eigen bijdrage van de medewerker wordt verlangd.

Private leasefiets

Als werkgever kun je ervoor kiezen om een private leasefiets te faciliteren aan de werknemers met personeelskorting in samenwerking met de leasemaatschappij. De werknemer sluit zelf een private leasecontract. De werknemer betaalt maandelijks een vast bedrag voor het leasen van een e-bike. Net zoals bij een private leasecontract voor de auto geldt ook bij een e-bike dat de contractant vooraf precies weet wat de maandelijkse kosten zijn en verder geen zorgen heeft over extra kosten voor verzekering, service- en onderhoudsbeurten, een vervangende fiets bij reparatie en pechhulp onderweg. De werknemer hoeft bij een private leasecontract geen bijtelling te betalen en werkgever kan de reiskostenvergoeding onbelast blijven vergoeden. Aangezien de fiets in dit scenario niet via de werkgever wordt verstrekt, is er geen fiscale bijtelling van toepassing.

Of je nu kiest voor de zakelijke of private lease, je bent klaar om de weg op te gaan met jouw e-bike.

Fiscale handleiding voor e-bike van de zaak

De aanschaf van een e-bike is voor werknemers zelf vaak een flinke uitgave. Een leaseregeling voor een e-bike kan daarom zeer welkom zijn. Voor werknemers is het gebruik van een ‘fiets van de zaak’ bovendien fiscaal erg aantrekkelijk en de regelingen zijn voor werkgevers aanzienlijk eenvoudiger geworden.

De belangrijkste zaken waar werkgevers rekening mee moeten houden zetten we hier uiteen.

7% bijtelling

Als werkgever kun je een e-bike ter beschikking stellen die de werknemer onbeperkt privé mag gebruiken. In plaats van een loonheffing per gereden (privé)kilometer, geldt er nu een forfaitaire – oftewel een vastgestelde – bijtelling van 7% over de door de fabrikant vastgestelde consumentenprijs van de door werkgever ter beschikking gestelde ‘fiets van de zaak’ en meegeleverde accessoires. Hiermee is de leasefiets een aantrekkelijke optie binnen het mobiliteitsbeleid.

Stel dat de werkgever een e-bike met een consumentenprijs van € 1.999,- inclusief btw ter beschikking stelt. De bijtelling is dan op jaarbasis 7% van € 1.999,-. Dat is € 139,93/12 is € 11,66 bruto per maand en afhankelijk welke belastingschijf (box 1) van toepassing is op het bruto maandloon, zo’n € 4,40 tot € 5,80 netto per maand.

Wanneer geen bijtelling?

Als een werknemer de e-bike echt alleen gebruikt voor zakelijke ritten – tijdens werktijd – hoeft dit niet fiscaal belast te worden en betaalt de werknemer geen bijtelling. Echter, zodra de ‘fiets van de zaak’ voor woon-werk reizen wordt gebruikt en meegaat naar huis, is de 7% fiscale bijtelling verschuldigd, de fiscus veronderstelt dan dat de werknemer de e-bike ook privé gebruikt. Privégebruik is onbeperkt toegestaan.

Combineren met auto van de zaak

Je kunt de e-bike combineren met een auto van de zaak. De bijtellingspercentages blijven voor zowel de e-bike als de auto volgens dezelfde fiscale regels van toepassing. Een uitzondering op deze regel is wanneer blijkt dat de werknemer de auto enkel voor privégebruik inzet. In dat geval kan de belastingdienst een hogere bijtelling voor de auto vaststellen.

Verwerking in loonadministratie

Je kunt de bijtelling voor een fiets van de zaak op drie manieren in de loonadministratie verwerken. Per organisatie zal verschillen wat de beste oplossing is.

 

  1. De bijtelling wordt verwerkt in de loonadministratie. Dit leidt tot een verhoging van het belaste loon, zodat er loonheffing op de loonstrook wordt ingehouden.
  2. De bijtelling kan verwerkt worden in de werkkostenregeling (WKR) van de loonheffingen. Voor werknemers is dit een aantrekkelijke optie. De WKR kent namelijk een zogenaamde ‘vrije ruimte’ voor secundaire arbeidsvoorwaarden en zorgt ervoor dat dit loon (de bijtelling in dit geval) niet belast hoeft te worden. In 2023 is deze vrije ruimte verhoogd tot 3% over de eerste € 400.000,- aan totale loonsom van het bedrijf. Daarboven geldt 1,18%. Als de vrije ruimte al gebruikt is, geldt over het bedrag boven de vrije ruimte een eindheffing voor de werkgever. Deze bedraagt 80%. Betaalt de werknemer een eigen bijdrage voor de e-bike, dan kun je dit bedrag van de bijtelling aftrekken.
  3. Als werkgever en werknemer kun je er samen ook voor kiezen om de e-bike onder te brengen in een cafetariaregeling. De werknemer levert dan (belast) brutoloon in, en krijgt daar in natura een ter beschikking gestelde e-bike voor terug. Dat loon in natura is via de 7% bijtelling lager belast dan het ingeleverde brutoloon.
Wat gebeurt er met de reiskostenvergoeding?

Wanneer een werknemer een door de werkgever beschikbaar gestelde zakelijke leasefiets (‘fiets van de zaak’) voor woon-werk reizen gebruikt, dan geldt dat als ‘vervoer vanwege de werkgever’. Voor de kilometers die met de ‘fiets van de zaak’ gemaakt worden kan de werknemer dus geen onbelaste reiskostenvergoeding ontvangen.

Voor ritten op dagen waarop de werknemer niet met de ‘fiets van de zaak’ naar het werk komt, maar met eigen vervoer zoals de auto of met het OV, mag wel een onbelaste reiskosten-vergoeding worden betaald (onbelast maximaal 21 eurocent per kilometer). De werknemer en werkgever moet de woon-werk rit met eigen vervoer wel kunnen aantonen.

Geen bijtelling

Werknemers die een zelf aangeschafte, of een private leasefiets voor woon-werk reizen gebruiken betalen geen bijtelling. Wel kunnen zij voor woon-werk ritten met deze e-bike een onbelaste reiskostenvergoeding (van maximaal 21 eurocent per kilometer) ontvangen.

Ook is geen bijtelling verschuldigd als een ‘fiets van de zaak’ uitsluitend voor zakelijke ritten binnen werktijd wordt gebruikt en de fiets einde werkdag weer terugkomt op de zaak.

shutterstock_1860111493 (FILEminimizer)

Tot 22 km woon-werkverkeer is de e-bike een goed alternatief voor de auto

E-bike zakelijk of privé leasen?

Wat zijn de verschillen in kosten voor werkgevers en werknemers in geval van een zakelijke leasefiets (‘fiets van de zaak’) en een private leasefiets?

Zakelijke lease
Bij zakelijke lease (‘fiets van de zaak’) betaalt de werkgever een vast maandelijks leasebedrag aan de leasemaatschappij, dit is inclusief de kosten voor verzekering en een servicepakket.

Het privégebruik van de ‘fiets van de zaak’ wordt belast via een wettelijke fiscale bijtelling van 7% over de consumentenadviesprijs van de leasefiets en de meegeleverde accessoires. De werkgever telt de bijtelling op bij het brutoloon. Hierover betaalt de medewerker dan maandelijks belasting.

We beschrijven hieronder verschillende scenario’s hoe je binnen jouw mobiliteitsbeleid de zakelijke leasekosten kan verdelen tussen werkgever en werknemer.

Scenario 1: Leasekosten voor de werkgever

  • De leasekosten komen volledig voor rekening van de werkgever
  • Er is dan geen sprake van een bijdrage in de leasekosten door werknemer, de werknemer betaalt alleen bijtelling.

Scenario 2: Gedeelde leasekosten

  • De werkgever draagt bij in de leasekosten
  • De resterende leasekosten zijn voor rekening van de werknemer
  • De werkgever kan toestaan dat boven op de maximum afgesproken leasekosten, de werknemer een extra eigen bijdrage mag betalen voor een duurdere leasefiets

Scenario 3: Leasekosten voor werknemer

  • De werkgever draagt niet bij in de leasekosten (nihil)
  • De volledige leasekosten zijn voor rekening van de werknemer

Afspraken over wie de leasekosten betaalt, worden vastgelegd in een leasefietsregeling. De leasekosten voor de werknemer worden in de loonadministratie verrekend via het brutoloon.

Als de werknemer vrijwillig brutoloon inlevert in ruil voor leasekosten voor een ‘fiets van de zaak’ moeten de afspraken hierover duidelijk worden vastgelegd in een bijlage bij de arbeidsovereenkomst.

Kilometervergoeding
De reiskosten worden onbelast vergoed tot maximaal 21 eurocent per kilometer op dagen dat de werknemer de ‘fiets van de zaak’ laat staan en met eigen vervoer woon-werk reist.

Private lease
De werknemer betaalt een vast maandelijks leasebedrag rechtstreeks aan de leasemaatschappij, dit is inclusief de kosten voor verzekering, een servicepakket en 21% BTW. Omdat de leasefiets niet door de werkgever ter beschikking wordt gesteld, is bij deze leasevorm geen fiscale bijtelling van toepassing.

Aangezien de leasefiets bij en private lease als eigen vervoer wordt beschouwd, kunnen de woon-werk ritten nog steeds onbelast worden vergoed door de werkgever tot maximaal 21 eurocent per kilometer.

 

Interview met Danielle Kruger, HR Director bij ALD Automotive

Samen met haar collega’s van de HR-afdeling is het de taak van Danielle om medewerkers in beweging te houden, op een gezonde en duurzame manier. De e-bike speelt daarom binnen ALD Automotive een grote rol. Danielle vertelt over haar eigen ervaringen met het toepassen van een e-bike binnen een mobiliteitsbeleid en wat werkgevers kunnen doen om het gebruik van de e-bike te stimuleren.

Waarom past een e-bike zo goed binnen een duurzaam en gezond mobiliteitsbeleid?

Een e-bike is een hele mooie aanvulling op je mobiliteit. Je kunt er namelijk veel grotere afstanden mee afleggen dan op een gewone fiets. Feit is dat als je een e-bike voor de deur hebt staan, je de auto sneller laat staan. En fietsen is natuurlijk gezond. Je hebt bij een e-bike weliswaar trapondersteuning, maar je moet wel echt bewegen. Het heeft bewezen effect op je vitaliteit. Een e-bike past goed in de gezonde leefstijl waar steeds meer mensen mee bezig zijn.

Welke voordelen biedt een e-bike nog meer?

Wij hebben onderzocht dat 15 procent van de medewerkers bereid is om hun parkeerplek (gedeeltelijk) op te geven wanneer zij gebruik kunnen maken van een e-bike van de zaak. Dat is natuurlijk een hele slimme manier om kosten te kunnen besparen op je mobiliteit.

Andere medewerkers gaven aan dat besparen op hun reistijd heel waardevol is, dus mijn tip is dit voor medewerkers inzichtelijk te maken en te laten zien hoeveel tijd je kunt besparen met het fietsen op een e-bike of highspeed pedelec.

Voor wie is een e-bike van de zaak geschikt?

Sommige mensen zullen misschien nog wel een bepaald beeld hebben bij de elektrische fiets. Maar er zijn momenteel zulke mooie en sportieve modellen, daar kun je echt mee voor de dag komen. Een e-bike van de zaak is vooral geschikt voor medewerkers die liever niet een hele grote aanschaf willen doen of ruimte hebben in hun zakelijke lease budget (naast de lease auto). Door een e-bike te leasen kiezen ze ook voor gemak; je hebt een goede fiets, verzekering en onderhoud zit in het pakket, dus geen gedoe. De e-bike is geschikt voor werknemers die graag willen bewegen, maar het comfort van een gewone fiets niet voldoende vinden en liever niet bezweet op het werk willen komen. En tot slot krijgen we altijd de feedback terug dat mensen het zo fijn vinden om in de buitenlucht te zijn.

ALD Automotive heeft zelf ook recent een pilot gedaan met e-bikes, waarom is dat en wat kun je daar over vertellen?

Heel simpel, ook wij vinden duurzaamheid en fitte medewerkers belangrijk. Bovendien hebben wij een pilot gedaan zodat we zelf kunnen ervaren hoe het is om met de e-bike te rijden. We kunnen wel pretenderen dat de e-bike een goed vervoersmiddel is, maar dan moet je wel weten waar je het over hebt, dus ‘practice what you preach’.

We hebben door middel van een postcode controle gekeken hoe ver medewerkers van het werk wonen en daaruit bleek dat 40 procent van hen qua afstand in aanmerking kwam voor een e-bike. Zij hebben voor drie maanden een e-bike tot hun beschikking gekregen en het merendeel was heel enthousiast, ondanks dat het weer in die periode niet altijd goed was!

Wat zijn jullie learnings van deze pilot en wat zou je andere werkgevers dus adviseren?

Vooral dat het goed is om medewerkers kennis te laten maken met de e-bike. De mensen die een e-bike geprobeerd hebben, willen meestal niet meer anders. Als het slecht weer is kiezen ze liever voor een alternatief vervoersmiddel, dat is logisch. Hierin zou je medewerkers kunnen faciliteren en bijvoorbeeld regenkleding in het aanbod mee kunnen nemen. Maar wat mij betreft komt hier ook die keuzevrijheid weer om de hoek kijken. De e-bike past goed in een mobiliteitsmix; je neemt de fiets en bij slecht weer heb je de mogelijkheid om de auto of het ov te gebruiken. Dat is ideaal!

Waar kun je op letten bij het beschikbaar stellen van een e-bike?

Afhankelijk van de afstand die een werknemer moet afleggen kun je kiezen tussen de low-speed en de speed pedelec.

Het zijn verder vooral wat praktische zaken waar je op kunt letten. Is er bijvoorbeeld een goede stalling voor de e-bike aanwezig en staat de fiets dus veilig. Of is er een ruimte aanwezig op het werk voor de medewerkers waar ze zich eventueel een beetje kunnen opfrissen.

Tot slot, vind je dat werkgevers de e-bike meer moeten stimuleren onder medewerkers?

Ja, absoluut. Het is steeds belangrijker om medewerkers in beweging en vitaal te houden. En zowel bedrijven als medewerkers kunnen kosten besparen wanneer zij gebruik maken van een leasefiets. Dus we moeten mensen verleiden alternatieven te zoeken en dat kan door ze het te laten proberen. Als directie heb je een voorbeeldrol. Dus ga er zelf ook mee aan de slag, laat zien dat je het belangrijk vindt en deel de verhalen met elkaar!

Picture_Marie-Louise

Marie-Louise Daniels, HR Manager bij Microsoft
“Door het aanbieden van e-bikes lossen we niet alleen een praktisch probleem op, maar het levert ons ook een gezondheidsvoordeel op. Onze werknemers zijn fitter, productiever en tevredener over het aanbod. Het leasen van een e-bike is voor hen niet alleen financieel aantrekkelijk, maar draagt ook bij aan het plezier onderweg. Daarnaast loopt ook het onderhoud via een leaseconstructie, wat voor de werknemer zeer gemakkelijk is."

Perry

Perry Wijnhoven, algemeen directeur bij Troy Management
“Sinds 2015 ben ik een tevreden berijder van een Stromer e-bike. De reacties die ik van mijn klanten krijg zijn heel enthousiast en positief. Ze vinden dat ik goed en milieubewust bezig ben. Je merkt dat ze het waarderen. Bij het kopen van een e-bike vond ik de hoge aanschafprijs een nadeel. Daarom was destijds de leaseoplossing van ALD Automotive ideaal voor mij. Na 5 jaar probleemloos op mijn ST2 te hebben gefietst werd het nu tijd voor een nieuw model. Dit keer een ST3. Het leasen van een e-bike via ALD Automotive is me gewoon heel goed bevallen. Ik hoef alleen te fietsen en de accu op te laden. De rest regelen zij.”

Untitled

Ed Salomons, Manager Maintenance & Damage bij ALD Automotive
“Sinds de zomer van 2019 ga ik op de speed pedelec naar kantoor, een rit van een kleine 30 kilometer waar ik zo’n 50 minuten over doe. Op kantoor pak ik dan snel een douche en kan ik heerlijk fris en fit aan de dag beginnen. In het begin moest ik, en ook de andere verkeerdeelnemers, wennen aan mijn plaats op de weg. Een speed pedelec wordt namelijk gezien als een brommer moet daarom vaak op de rijbaan in plaats van het fietspad. Door de toename van de speed pedelec in het verkeer is de acceptatie inmiddels gelukkig verbeterd.”

Stappenplan

Ben je overtuigd van de voordelen van de e-bike? Wat kun je vervolgens doen om e-bikes succesvol te implementeren in je mobiliteitsbeleid? Een kort stappenplan:

1. Analyseer woon-werkafstanden en de behoeften van werknemers

Het is als bedrijf eenvoudig om inzicht te krijgen in de woon-werkafstanden van werknemers door te kijken in welk postcodegebied zij wonen. Op basis van deze informatie kun je een plan maken.

Tot 10 à 15 km woon-werkafstand is de afstand goed te overbruggen op een e-bike. Boven de 15 km woon-werk afstand gaat de factor tijd meespelen en is de speed pedelec meestal een betere keuze; sommige medewerkers leggen soms wel tot wel 40 km af op de speed pedelec. Dit laatste zijn weliswaar uitzonderingen maar op basis van de medewerkersprofielen is er voor iedereen een passende oplossing te vinden.

Daarbij is het ook raadzaam inzicht te krijgen in de behoeften van medewerkers door bijvoorbeeld een korte enquête uit te zetten. Zo kun je in je voorstel ook rekening houden met hun wensen.

2. Faciliteer de e-bike in de breedte

Een ‘fiets van de zaak’ aanbieden is één. Maar het is ook aan te raden na te denken over aanvullende faciliteiten. Het is prettig als de e-bike veilig gestald kan worden, er oplaadpunten zijn op kantoor en dat er eventueel opfris faciliteiten of zelfs douches voor medewerkers beschikbaar zijn. Kijk verder goed naar de doelgroep. Nederlanders beschikken over het algemeen zelf al over een fiets. Maar heb je veel expats in dienst, dan is het belangrijk om hen een aantrekkelijk fietsplan te bieden.

3. Start een stimuleringsprogramma

Bij grote veranderingen en transities is het makkelijker om gedragsverandering te bewerkstelligen. Medewerkers staan meer open voor nieuwe gewoontes en initiatieven en zullen nu dan ook sneller open staan voor een fiets van de zaak. Anderen hebben wellicht wat meer overtuigingskracht nodig of collega ‘ambassadeurs’ die hen voorgaan.

Wat kun je doen om medewerkers te stimuleren? Bijvoorbeeld door een hogere reiskostenvergoeding per km te bieden voor de fiets dan voor de auto (onbelast maximaal 21 eurocent per km). Ook zijn er diverse apps die medewerkers stimuleren om de fiets te pakken omdat ze realtime te zien krijgen welke gezondheidsvoordelen het ze oplevert.

4. Neem de tijd voor de fiscale aspecten

Bij de inzet van leasefietsen kun je kiezen uit verschillende leasevormen, de zakelijke lease (‘fiets van de zaak’), een gefaciliteerde private lease (met personeelskorting) of een tijdelijke (flex) leasefiets. Elke vorm heeft zijn eigen fiscale regelgeving. Trek voldoende tijd uit om de fiscale voor- en nadelen naast elkaar te leggen. En toets je uiteindelijke fietsplan bij een fiscaal expert zodat je goed beslagen ten ijs komt.

Een greep uit het aanbod
  • stromer_ST3_e-bike-2
  • riese_e-bike-3
  • qonqer_e-bike-3

Interesse of meer weten?

ALD Automotive adviseert je graag over de mogelijkheden van het leasen van een e-bike. Je kunt hiervoor contact opnemen met onze leasing consultants via info.nl@aldautomotive.com of door te bellen met +31 (0)20 658 70 00. Wij staan je graag te woord.

Of bekijk alvast ons volledige aanbod.

Mobility
is changing

Silhouette_dame